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甘く見ないで!メール誤送信

メールを送信した直後に、内容や宛先に誤りがあることに気付いたことが誰にでもあるのではないでしょうか。
それはほんの数秒のことですが、メール誤送信防止はゆっくりと行えばたとえメール初心者にでも防ぐことが可能です。
親しい相手へのメールならともかく、上司や社外へ出すメールは気を付けたいものです。
ここでは、誰にでもできる誤送信防止の対策をご紹介します。
今後、メールを送るときの参考にされてはいかがでしょうか。

メール誤送信防止は誰でもできる?初心者が押さえておくべき基本事項を紹介!

メール誤送信防止は誰でもできる?初心者が押さえておくべき基本事項を紹介! 初心者にも出来る、メール誤送信防止の対策はまず「メールを落ち着いて読み返す」ということです。
たったこれだけのことでメール誤送信防止の8割は防げると言えるでしょう。
初心者だけではなく、メールに慣れている方でもこの読み返しを行わなかったことで、後から誤った内容を送ったことに気付き、謝罪のメールを更に送り直すという余分な工数が掛かってしまうこともあります。
読み返しは誰にでもできますが「落ち着いて」読み返すことがポイントです。
そしてもう一つやって欲しいことは「複数のメールを開かない」ということです。
仕事を複数同時進行していると複数のメールが開きがちになってしまいますが、別メールを間違えて送ってしまわないためにもメールは一通だけ開くようにしましょう。

メール誤送信防止のノウハウを身に付けるには

メール誤送信防止のノウハウを身に付けるには コロナ禍で人と対面することが各段に少なくなり、その分メールでのやりとりがその人の人となりを表すようになってきました。
メールの文体で冷たい人のように見えることがあれば、内容に誤字脱字が多く、うっかりした人だと思われることにもなってしまいます。
文体はメールを書いていくうちに身に付けることができますが、せめてメール誤送信防止は行いたいものです。
そこで、メール誤送信防止のためのノウハウをご紹介します。
ノウハウと言っても、誤ったメールを送らないためには誰にでも取れる対策がいくつもあります。
一つ目は、メールが完成したと思ってもすぐには送信せず、改めて宛先に誤りがないか、内容に誤りがないかを確認してから送ることです。
そしてもう一つは、送信前に誰かにメールを見てもらうことです。
自分では間違いがないと思っていても、他者から指摘を受けることで送信前に気付ける可能性があります。
メール誤送信防止対策としては、宛先を確認する際に指差し確認を行うなど、自分に合った方法で、チェックを入れるとよいでしょう。
また、目視だけで不安な方はマクロやメールのオプションで設定してポップアップが出るようにするという手段もあります。

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◎2021/8/11

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